¿Sabes cuántas llamadas se quedan sin contestar en tu clínica cada semana? La mayoría de clínicas no lo sabe, y es normal: una llamada perdida no deja rastro en la agenda. Pero detrás de muchas hay alguien que quería pedir cita y que, si nadie contesta, prueba con la siguiente clínica del buscador.
Cómo contarlas
Antes de decidir nada, merece la pena medirlo durante dos semanas:
- El registro de tu operador o de tu centralita. Casi todos guardan las llamadas entrantes que nadie atendió, con día y hora. Pregunta a tu operador si no sabes dónde verlo.
- Las llamadas perdidas del móvil de la clínica, si lo usáis.
- Una hoja en recepción donde apuntar las veces que suena y no se puede coger.
Lo que te interesa no es solo cuántas, sino cuándo. Ese reparto te dirá qué solución te encaja.
Dónde se pierden
- Horas punta: recepción está cobrando, dando citas en el mostrador o atendiendo a alguien que acaba de salir del gabinete.
- Pausas y comidas: la clínica sigue abierta y el teléfono suena sin nadie.
- Fuera de horario: tardes, fines de semana y festivos. Mucha gente llama justo al salir de trabajar.
- Segundos intentos: quien no te encuentra a la primera a veces vuelve a probar, y a veces no.
Qué cuesta una llamada perdida
No hay una cifra que valga para todas las clínicas, así que haz la cuenta con la tuya. Necesitas tres números:
- Cuántas llamadas pierdes a la semana, lo que acabas de contar.
- Qué parte de esas llamadas eran de alguien que quería cita, sobre todo pacientes nuevos.
- Cuánto vale de media un paciente nuevo para tu clínica, contando las visitas que hace después.
Una primera visita perdida no es solo el importe de esa cita: es un paciente que, si todo va bien, vuelve durante años. En la página de clínicas dentales tienes una calculadora para hacer la cuenta con tus números.
Las opciones para recuperarlas
- Más personal en recepción. Es la más cara y solo cubre el horario de apertura.
- Un contestador. Es barato, pero mucha gente cuelga sin dejar mensaje, y alguien tiene que escucharlos y devolver las llamadas.
- Un servicio de atención telefónica con personas. Atiende bien los casos raros, pero suele cobrar por llamada o por franja y no siempre cubre noches y festivos.
- Una recepcionista con IA. Contesta a cualquier hora, puede atender varias llamadas a la vez, resuelve lo habitual (pedir, cambiar o anular una cita, horarios, cómo llegar) y te deja el recado de lo demás.
No son excluyentes. Muchas clínicas mantienen a su equipo en horario y dejan la IA para fuera de horario y para cuando no llegan.
Cómo encaja una recepcionista con IA
Tu número sigue siendo el tuyo. Desvías las llamadas a Halla en los casos que elijas (fuera de horario, cuando no contestáis o todas) y ella:
- Avisa de que es un asistente con IA al empezar.
- Agenda la cita con los huecos que tú le marques, y la lleva a tu Google Calendar o a Cal.com si los conectas.
- Toma el recado de lo que no puede resolver. Te llega por correo y queda en tu panel con la transcripción y un resumen.
Mídelo
Con el plan Pro, desvíale durante un mes las llamadas que no podéis coger y compara con el mes anterior: cuántas llamadas ha atendido, cuántas citas han salido de ellas y cómo ha cambiado la ocupación de la agenda. Así sabrás con tus números si te compensa. Si antes quieres oír cómo atiende, con el plan gratuito, sin tarjeta, le hablas desde el navegador o la llamas desde tu móvil.