Una recepcionista con IA en una clínica dental trata datos personales y, a menudo, datos de salud: quién pide cita, para qué y cuándo. Eso no impide usarla, pero obliga a hacerlo con cuidado. Esta es una guía práctica de lo que conviene revisar en España. No es asesoramiento jurídico: adáptala con tu asesor o con tu delegado de protección de datos.
Quién es quién
- Tu clínica es la responsable del tratamiento: decide para qué se usan los datos de sus pacientes.
- El proveedor de la IA es el encargado del tratamiento: trata esos datos por cuenta de la clínica y siguiendo sus instrucciones. Por eso entre los dos tiene que haber un contrato de encargo, igual que el que ya tienes con tu programa de gestión o con tu gestoría.
- Los subencargados son los proveedores que usa el encargado, por ejemplo el que procesa la voz. Tienes derecho a saber cuáles son.
Avisar de que es una IA
El Reglamento europeo de IA obliga, desde agosto de 2026, a informar a las personas de que están hablando con un sistema de IA, salvo que sea evidente. En una llamada no lo es, así que el aviso tiene que ir al principio. Halla se presenta como asistente con IA en la primera frase.
Además de cumplir, genera confianza: quien llama sabe con quién habla y, si prefiere hablar con una persona, puede pedirlo y Halla toma el recado.
La base legal de cada llamada
- Dar, cambiar o anular una cita se apoya en la relación con el paciente: es lo que te pide al llamar.
- Llamar a tus pacientes para confirmar una cita también es gestión del servicio.
- Llamar para vender, por ejemplo una promoción o un tratamiento a quien no es paciente, es publicidad y tiene reglas más estrictas: consentimiento o, si te apoyas en el interés legítimo, consultar antes la Lista Robinson.
Datos de salud: los mínimos
Los datos de salud son una categoría especial del RGPD. Para pedir una cita no hace falta saber mucho:
- Nombre, teléfono y motivo general de la visita («revisión», «limpieza», «me duele una muela») suelen bastar.
- Nada de historia clínica por teléfono. Halla no hace preguntas clínicas ni da consejos: si alguien cuenta más de la cuenta, toma nota para tu equipo y vuelve a la cita.
- Acceso limitado: solo las personas de tu clínica que lo necesiten deberían ver las llamadas.
Grabación, transcripción y conservación
Grabar el audio de las llamadas exige informar y tener un motivo para hacerlo. Lo más sencillo es no grabar: CallHalla no graba el audio de las llamadas. Lo que queda en tu panel es la transcripción y un resumen de cada una.
Decide cuánto tiempo necesitas guardar esa información y borra lo que ya no haga falta. Si un día cierras tu cuenta de CallHalla, sus datos se borran pasados 30 días.
Dónde están los datos
Los datos de tus pacientes se guardan en la Unión Europea. La voz, en cambio, la procesa OpenAI en Estados Unidos, con cláusulas contractuales tipo, que es el mecanismo que prevé el RGPD para esas transferencias. Lo tienes en la lista de subencargados de CallHalla.
Desconfía de quien te diga que su IA de voz no saca ningún dato de la UE sin enseñarte esa lista.
Los derechos de tus pacientes
Tus pacientes pueden pedir acceso a sus datos, corregirlos o que se borren. Como la responsable es tu clínica, la petición te llega a ti, y el proveedor tiene que ayudarte a atenderla.
Lista de verificación rápida
- La IA avisa de que es una IA en la primera frase.
- Hay contrato de encargo con el proveedor y conoces sus subencargados.
- Por teléfono se recogen solo los datos necesarios para la cita.
- Sin grabación de audio, o con aviso y un motivo para grabar.
- Sabes dónde se guardan los datos y quién los procesa fuera de la UE.
- Las llamadas comerciales, solo con consentimiento o tras consultar la Lista Robinson.
- Tienes claro cuánto tiempo guardas las transcripciones.
Consulta siempre con tu asesor legal para adaptar esto a tu clínica.